Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług przesyłania i doręczania przesyłek pocztowych, w formie skredytowanej (z dołu) na rzecz Urzędu Statystycznego w Opolu w 2023 r. w zakresie:

a) przyjmowania, przemieszczania i doręczania przez Wykonawcę przesyłek pocztowych nierejestrowanych i rejestrowanych, w obrocie krajowym – zarówno priorytetowych, jak i ekonomicznych,

b) usług komplementarnych do przesyłek rejestrowanych,

c) zwracanie przesyłek rejestrowanych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia adresatom,

d) przyjmowanie i doręczanie paczek krajowych.

W ramach przedmiotu niniejszego zamówienia Zamawiający będzie nadawał przesyłki rejestrowane za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (tryb procesowy) w trybie i na podstawie przepisów między innymi Ordynacji podatkowej, Kodeksu postępowania administracyjnego, Kodeksu postępowania cywilnego oraz innych tego rodzaju przepisów np. pisma w postępowaniach, w których Zamawiający będzie stroną i dla wywołania określonych w tych przepisach skutków prawnych zachowaniem terminu do wniesienia pisma w przypadku nadawania przesyłki w ostatnim dniu oznaczonego terminu niezbędne będzie pośrednictwo operatora wyznaczonego, o którym mowa w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe. Zamawiający wymaga, aby potwierdzenia nadania przesyłek objętych przedmiotem zamówienia posiadały moc dokumentu urzędowego.

Zamawiający wymaga aby Wykonawca świadczący usługi pocztowe był operatorem wyznaczonym do pełnienia powszechnych usług pocztowych.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określający rodzaj, wagę oraz format przesyłki.

2.1 Przesyłki pocztowe Wykonawca będzie dostarczać w dni robocze od poniedziałku do piątku do siedziby Urzędu Statystycznego w Opolu w godzinach jego urzędowania, tj. na Portiernię zlokalizowaną na parterze budynku przy ul. ks. H. Kołłątaja 5B w Opolu

w godzinach 7.00-15.00.

2.2 Zamawiający zobowiązuje się do:

a) nadawania przesyłek w formie odpowiadającej wymogom dla danego rodzaju przesyłki,

b) przygotowania przesyłek pocztowych do wysyłki zgodnie z zasadami opakowania i oznakowania przesyłek listowych w obrocie krajowym ,

c) przekazywania przesyłek w stanie uporządkowanym,

d) dostarczania nadawanych przesyłek do wyznaczonej przez Wykonawcę placówki.

2.3 Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia Zamawiającemu elektronicznej platformy nadawczej przy pomocy której odbywać się będzie przekazywanie danych o przesyłkach przyjętych przez Wykonawcę.

2.4 Zamawiający dopuszcza w sytuacji awaryjnej udokumentowanie odbioru przesyłek pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek nierejestrowanych).

2.5 Szczegółowe warunki realizacji usług objętych zamówieniem określone są w –załączniku nr 4 do Zapytania ofertowego– Istotne Warunki Umowy.

2.6 Usługi pocztowe, o których mowa w Zapytaniu ofertowym będą świadczone zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa , tj.

a) ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo Pocztowe (t.j. Dz.U.
z 2022 r. poz. 896 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie ,

b) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r.
w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego ( Dz.U. z 2020 r. poz. 1026, t.j. z późn. zm.) , zwanym dalej Rozporządzeniem,

c) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 474) zwanej dalej rozporządzeniem,

d) Kodeksie postępowania administracyjnego określonego w ustawie z dnia 14.06.1960 r. (t.j.Dz. U. z 2022 r. poz. 2000 z późn. zm.),

e) w ustawie z dnia 29.08.1997 r. o Ordynacji Podatkowej (t.j.Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.),

f) innych aktach prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem umowy, wydanych na podstawie Ustaw, Rozporządzeń.

3. Liczba, rodzaj i format zamawianych dostaw i usług

Prognozowana ilość przesyłek nadawanych przez Zamawiającego w 2023 r. określa tabela:

3.1. Podane przez Zamawiającego ilości poszczególnych pozycji przesyłek mają charakter szacunkowy i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji umowy.

3.2. Zamawiający zastrzega, iż realizacja zamówienia nastąpi do wysokości kwoty wynikającej z aktualnych możliwości finansowania zamówienia w ramach przydzielonych środków budżetowych na rok 2023, która wynosi 50 000,00 zł brutto Zamawiający zastrzega możliwość zwiększenia ww. kwoty, o czym poinformuje Wykonawcę pismem.

3.3. Podana w formularzu ofertowym cena nie stanowi wartości wynagrodzenia Wykonawcy, lecz służy do porównania ofert złożonych w postępowaniu.

3.4. Całkowita cena oferty musi być podana w PLN cyfrowo i słownie
z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Wszystkie ceny jednostkowe brutto muszą być zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.

3.5. Cena oferty powinna być obliczona jako całkowita cena brutto
(z podatkiem VAT) oraz powinna uwzględniać wszystkie zobowiązania oraz wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia. Ewentualne zniżki, upusty, rabaty itp. muszą być zawarte w cenach ofertowych (jednostkowych). Cenę oferty należy przedstawić w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 2 do Zapytani ofertowego.

3.6. Zamawiający wymaga, aby placówka pocztowa Wykonawcy spełniała łącznie następujące kryteria:

- znajdowała się wewnątrz budynku, który winien być oznakowany w sposób widoczny „nazwą” Wykonawcy,

- wskazana placówka nadawcza zlokalizowana była nie więcej niż 2 km od siedziby Zamawiającego,

- była czynna co najmniej przez 6 godzin we wszystkie dni robocze za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy,

- była wyposażona w telefon stacjonarny bądź komórkowy,

- umożliwiała nadanie przesyłek dostarczanych samodzielnie przez Zamawiającego,

- w przypadku umiejscowienia placówki pocztowej w lokalu w którym prowadzona jest również inna działalność gospodarcza placówka musi:

o posiadać wyodrębnione i oznakowane stanowisko obsługi klienta,

o być dodatkowo oznakowana w sposób widoczny nazwą Wykonawcy,

o profil działalności, w którym będzie znajdowała się placówka pocztowa musi licować z powagą korespondencji, zapewniając bezpieczeństwo tajemnicy korespondencji.

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca, podwykonawcy i dalsi podwykonawcy zatrudniali na podstawie umowy o pracę w zakresie i okresie realizacji zamówienia osoby wykonujące czynności w zakresie realizacji niniejszego zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks Pracy (Dz.U. z 2022 r, poz. 1510, t.j. ze zm.).

Wykonawca, podwykonawca i dalszy podwykonawca zobowiązany jest aby przedmiot zamówienia był wykonywany przy udziale osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, którym zostanie powierzona jego realizacja w zakresie przyjęcia przesyłek, poprzez sortowanie, przemieszczanie, aż do doręczenia, wydania lub zwrotu przesyłek.

Zamawiający żąda od Wykonawców biorących udział w niniejszym postępowaniu przedstawienia koncesji, zezwolenia, licencji lub dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest wpisany do jednego z rejestrów zawodowych lub handlowych, prowadzonych w państwie członkowskim Unii Europejskiej, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, w szczególności: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe.

Wykonawca winien także posiadać uprawnienia do odbierania i nadawania przesyłek sądowych.